Задачи закупочной логистики: особенности управления логистическими процессами в закупках

Грамотная организация деятельности компании в том числе связана с обеспечением наличия материальных ресурсов, которые необходимы для производства или торговли. Понятие эффективного снабжения относится к потоку получения материалов, товаров или сырья, характеризующемуся наиболее низкими приемлемыми ценами, надлежащим качеством и точностью в соответствии с графиком, выстроенным внутри циклов. Хорошо спроектированная и отлаженная система, разработанная в соответствии с центральными нормативными документами, облегчает управление рабочими процессами и способствует увеличению общей прибыльности. Каковы основные цели, функции, механизмы и задачи закупочной логистики, какие методы и мероприятия являются базовыми для этой области и как оптимизировать существующие подходы в рамках одной организации? Давай выясним.

Общие принципы

Для начала рассмотрим критерии, по которым строится логистический цикл:

Регулярность — обеспечить поступление товара по заданному графику.
Ритмичность – соблюдение определенных временных интервалов, позволяющих выстраивать торговые, производственные и складские процессы.
Оперативность — отслеживание динамики изменения спроса и внесение соответствующих коррективов в планы.
Рентабельность — последовательное сокращение временных и финансовых затрат.
Централизация – это организация контроля за выполняемыми операциями, что предполагает использование современных технических средств.

Этапы закупочной логистики

Последовательный подход основан на следующем алгоритме действий.

Выявление потребности

Первоочередной задачей отдела снабжения является взаимодействие с остальным бизнесом, с целью определения позиций, необходимых для обеспечения основных и сопутствующих процессов.

Исследование рынка

Анализ существующих предложений, список доступных поставщиков, мощностей и доступных им ресурсов.

Выбор контрагентов

Исходя из предлагаемых коммерческих условий, репутации, опыта сотрудничества, а также других факторов, которые можно использовать в качестве критериев сравнения.

Закупка

Согласование условий договора, документальное оформление правовых условий, оформление заявки и реализация цикла поставки.

Учет претензий и брака

Контроль качественных характеристик, соблюдения заявленных сроков, а также процента продукции, подлежащей возврату или замене.

Распределение ресурсов

Передача поступивших товаров исходя из производственных нужд, с попутной организацией склада, результирующей передачи.

Управление закупочной логистикой

Координация основных процессов осуществляется одним из следующих способов:

Децентрализованный подход — позволяет самостоятельно закупать необходимые ТМЦ подразделениями, без дополнительного согласования и в рамках выделенного бюджета. Он позволяет максимально точно закрывать потребности на конкретный период, экономя время на согласовании бюрократических вопросов.
Централизованная концепция в основном реализуется на крупных предприятиях, где функционирует специальный отдел или назначается ответственный руководитель. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму возможность неправильного заказа и снижает затраты за счет увеличения объема поставок.

Какие задачи решает закупочная логистика

Основные задачи построения системы снабжения можно представить в виде следующего перечня.

Закупка необходимого товара

Приоритетный вопрос, важность которого определяется необходимостью наличия обновленного ассортимента, покрывающего потребности производства или интересы потребителей. Покупатели должны отслеживать рыночные тенденции, ориентироваться в новых продуктах, управлять матрицей и своевременно вносить коррективы для повышения общей производительности предприятия.

Обеспечение своевременных поступлений

Универсальной цикличности нет — все зависит от объема спроса в определенный период времени. Задача снабжения состоит в том, чтобы грамотно управлять запасами, обеспечивать достаточное количество продукции или сырья и удовлетворять потребности розничной торговли или производства.

Поддержание складских остатков

Цель, коррелирующая с предыдущей и подразумевающая, что на любом промежуточном этапе количество имеющихся у организации запасов соответствует ее потребностям. Отсутствие нужной позиции в торговой точке вызывает негативную реакцию покупателей, а перебои с доставкой на производственной линии приводят к полной или частичной остановке всего рабочего процесса. При этом важно не выходить за определенные рамки, превышение которых делает текущие запасы неликвидными, и фактически замораживает оборотные средства компании.

Грамотное распределение товаров

Для крупных торговых сетей характерно наличие магазинов разного формата, расположенных в разных регионах. Каждый объект имеет свои особенности, что обуславливает необходимость дальнейшей «настройки» ассортиментной матрицы. В связи с этим особенно важно не только правильно составить номенклатуру, но и обеспечить своевременное пополнение запасов с учетом логистических и других аспектов.

Поиск лучших ценовых предложений

Рентабельность бизнеса определяется разницей между доходом и затратами, необходимыми для его формирования. Стоимость продукции, предлагаемой поставщиками, является одним из важнейших управленческих факторов, который необходимо постоянно контролировать. Низкие розничные цены — сильное конкурентное преимущество, но использовать их можно только при условии поддержания адекватной маржи. Используемая модель ценообразования должна учитывать потребительский спрос, оборачиваемость и долговечность продукции, а также основываться на затратах, связанных с покупкой.

Основной функционал отдела снабжения

Роль закупочной логистики в работе современных компаний, сталкивающихся с серьезной рыночной конкуренцией, невозможно переоценить. К функциональным задачам, выполняемым ответственными руководителями, относятся следующие операции.

Определение точной потребности

Для уточнения того, что именно и в каком количестве необходимо закупить для обеспечения работы предприятия, важно выявить внутренних и внешних потребителей. При составлении ассортиментного списка учитываются качественные характеристики товаров, в том числе вес, габариты, а также другие критерии, влияющие на характеристики при транспортировании и хранении. Обязательным условием является создание четких графиков и спецификаций, позволяющих отсеять предложения, не соответствующие заявленным потребностям в рамках конкретных задач.

Формирование аналитической базы

Reporting — это интегрированный партнер по закупкам, который позволяет систематизировать и упорядочить всю существующую информацию. Даже в тех случаях, когда весь ассортимент закрывается действующими контрактами, важно сохранять дополнительные опции, которыми можно воспользоваться как в случае форс-мажора, так и при проведении новых аукционов, направленных на улучшение коммерческих условий.

Исследование рынка поставщиков

Поиск контрагентов, отвечающих потребностям организации, включает в себя не только оценку юридического лица на честность и надежность, но и изучение существующих каналов сбыта и доставки, текущих коммерческих и логистических условий. Необходимо охватить как можно больше потенциальных партнеров, в том числе предлагающих альтернативные решения, позволяющие оптимизировать ключевые процессы, или принципиально новые продукты с аналогичными характеристиками и потенциалом развития.

Организация транспортировки

Купля-продажа любого товара предполагает перемещение запасов между складами, осуществляемое либо самостоятельно одной из сторон, либо с помощью посредника. Сопутствующие затраты также связаны со стоимостью товаров и влияют на рентабельность, что требует тщательного рассмотрения альтернатив.

Контроль процессов поставки

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются заключение договоров и сопровождение операций, основанием для этого является подача заявки. Детальная проработка договоров на предварительном этапе минимизирует возможные издержки, связанные с нарушением обязательств. Руководство организации должно контролировать сроки и качество товара, решать проблемы, связанные с несоответствием заявленной и фактической выручки, а также добиваться возмещения убытков.

Формирование бюджетов

Закупки — это многоэтапный и многофакторный процесс, осуществляемый непрерывно и в основном связанный с финансовыми расчетами. Грамотный финансовый анализ позволяет заранее составить представление о затратах. Бюджетная политика компании предполагает выделение определенной суммы денег, которая может быть использована в предстоящий период для удовлетворения потребностей конкретного отдела.

Взаимодействие с производственными и сбытовыми структурами

Специфический аспект актуален для компаний, специализирующихся на самостоятельном производстве конечной продукции. Производственный цикл предполагает достаточное количество расходных материалов и сырья, а сбытовая деятельность напрямую связана с правильной оценкой потребительского спроса. Закупки работают во взаимодействии с каждым из подразделений, обеспечивают взаимосвязь и нацелены на повышение конечной рентабельности.

Основные операции закупочной логистики

Когда мы говорим о функциональных задачах, решаемых руководством организации, то прежде всего выделяют следующие аспекты:

Разработка стратегии закупок на основе прогнозов спроса.
Обработка и оценка коммерческих предложений от потенциальных контрагентов.
Выбор поставщиков, отвечающих установленным критериям.
Определение объемов, сроков и графиков поставок товаров.
Следить за соблюдением плана.
Согласование ценовой политики и улучшение существующих условий.
Заключение договоров и контроль качества продукции.
Ведение и распределение товарно-материальных запасов с учетом оборачиваемости.
Взаимодействие с другими отделами для оптимизации рабочих процессов.

Следует отметить, что в соответствии с принципами закупочной логистики все операции должны быть максимально оптимизированы. Сегодня, благодаря развитию технологий, многие задачи решаются гораздо быстрее. Таким образом, интеграция программного обеспечения для мобильной автоматизации, разработанного Cleverens, упрощает учет на складах и в торговых точках, а также снижает расходы, связанные с рутинными процессами, в 70 раз.

Основные методы закупок

На практике реализовано несколько методов, каждый из которых характеризуется определенными достоинствами и недостатками.

Поставка одной партией

По сути, это оптовая отгрузка, обеспечивающая получение объемного запаса продукции, достаточного для покрытия потребности на длительный период. Среди преимуществ простота оформления документации, а также возможность получения дополнительных скидок за выборку объема. Недостатки — сложность организации хранения, а также падение скорости оборота.

Периодические закупки

Пожалуй, самая распространенная практика, когда утилита готовит запросы с определенной периодичностью, рассчитываемой с момента выполнения. Положительными сторонами являются эффективность использования денежных средств и экономия на эксплуатации складских помещений. Из минусов — возможные перебои с наличием ассортимента и риск неправильного планирования.

Снабжение по котировочным ведомостям

Альтернатива, которая актуальна в рамках сфер бизнеса, предполагающих покупку доступных и востребованных товаров. Списки предложений создаются каждую неделю или месяц и отражают весь ассортимент продукции, а также указывают потребности и запасы. По сути, это оптимизированный аналог предыдущего метода, позволяющий построить оптимизированную систему.

Закупка с немедленной сдачей

Альтернатива, которая используется, когда есть потребность в материалах, которые используются редко и не позволяют осуществить доставку по требованию. Он неразрывно связан со снижением товарооборота и увеличением затрат, что вызвано спецификациями продукта или сырья.

Пополнение запасов по мере необходимости

Договоренность, которая не предусматривает принятия покупателем конкретных обязательств по срокам или объему, а предполагает оплату по факту получения очередной партии ТМЦ.

Способы организации закупки

Перейдем теперь к обзору существующих подходов, наиболее часто используемых на практике.

Традиционный

Создание на постоянной основе переносимого запаса всех необходимых ресурсов. Практичный вариант, который, однако, неизбежно увеличивает затраты на содержание склада и персонала.

Системный

Логистическая концепция предполагает формирование минимальных остатков, а также обеспечение быстрой коммуникации между поставщиком и покупателем. Среди популярных форматов:

JIT (точно в срок) — обеспечивает наличие продукции в нужное время и в достаточном количестве, а также гарантирует бесперебойную работу производства или коммерческой торговли. При этом трансферные запасы минимальны, а в некоторых случаях и вовсе отсутствуют.
MRP (планирование материального спроса) — подход, где ключевым фактором является уровень потребительского спроса на конкретную позицию.
LP (бережливое производство) — это акцент на минимизацию затрат, порождающих убытки, а также на повышение гибкости производственных процессов, которые адекватно и быстро реагируют на колебания рынка.

Способы транспортировки

Еще одним фактором, определяющим величину затрат, связанных с закупками, является выбор логистического обеспечения. На практике реализовано следующее:

Унимодальные перевозки — прямая доставка, без промежуточных стадий и ДЦ, с использованием одного вида транспорта.
Комбинированные и смешанные формы — отгрузка товаров двумя и более транспортными средствами, не предусматривающими длительного хранения при перевалке.
Мультимодальная связь — еще одна альтернатива мультит/с, где ответственность за управление лежит на одном операторе.

Суть и содержание закупочной логистики заключается в оптимизации ключевых бизнес-процессов торговой или производственной компании, поэтому при принятии решения важно учитывать все сопутствующие факторы.

Количество просмотров: 15723