Оптимизация бизнес-процессов: методы, инструменты, пошаговое руководство с примерами

Каждая коммерческая компания нацелена на получение прибыли. А объем всегда зависит от качества услуг, скорости их выполнения, размера клиентской базы и продуктивности. На любом этапе развития проекта может произойти вынужденная стагнация. И даже если остановка не сделана, бывают переломные моменты, когда все виды деятельности нужно немного модернизировать, менять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти как на дрожжах. Появятся новые горизонты и реальные возможности для их развития, увеличатся ресурсы. Именно этот процесс улучшения мы и проанализируем в этом обзоре. Давайте рассмотрим оптимизацию бизнес-процессов компании — что это такое, какие методы и правила существуют, нюансы, зачем нужна эта операция, как ее выполнять с примерами и подробными инструкциями.

Определение

Начнем с основ. Любое действие или целый комплекс, выполняемый компанией, является заданным бизнес-процессом. Дело в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товаров в местах продаж, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие слои — исследование рынка, продажи продукта в определенном географическом месте. В любом случае процедуру можно оптимизировать, улучшить. Технологии в компании зачастую несовершенны, всегда найдутся более экономичные способы.

Для чего нужно оптимизировать

Стоит помнить, что модернизация — очень затратное дело. Сюда входит не только растрата ресурсов, но и труда практически всех сотрудников компании. Поэтому постоянно совершенствоваться нерентабельно. Но в деятельности компании это всегда самые центральные моменты, когда это важно сделать. Ведь это простой и действенный способ увеличить прибыль, иногда более чем на 100%.

Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации на самом деле является первым призывом к увольнению. И боятся такой инициативы, беспокоятся о рабочих местах. На самом деле ситуация немного другая. Конечно, если в целях экономии должность просто не нужна, если превышен количественный показатель необходимых работников, сокращение вполне возможно. Но есть и появление новых мест. Ведь реально усовершенствовать саму производственную процедуру, что удвоит объем производства, наняв всего пару новых сотрудников.

Что можно модернизировать

Чтобы ответить на этот вопрос, давайте посмотрим, каковы предпосылки необходимости этого набора процедур. На пустом месте такие методы обычно не инициируются, если есть необходимость, значит что-то не так. Сигналов тревоги может быть много. Но одни из них являются центральными, а другие второстепенными.

Итак, причины:

Важные решения принимаются слишком медленно, управление медленное, а реализация задерживается. Эффективность в этом случае значительно снижается. Любой достигнутый результат может быть достигнут за меньшее время, а значит, часть работы тратится впустую.
Страдает качество. Это касается услуг, товаров, выполнения сотрудниками рутинных задач. Не все может соответствовать критериям качества. Важно указать, какие параметры в принципе достижимы при данных условиях. Ведь ярким примером ошибок современных компаний является то, что они задают уровень качества, заведомо недостижимый в сегодняшних условиях.
Логика управления сферами нарушена. Непонятно, кто за что отвечает, какие действия лежат в той или иной компетенции.
Плохая коммуникация внутри организации, отделы не поспевают друг за другом.
Численность производства сокращена по отношению к численности наемного персонала.

Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. И вы можете направить это действие на следующие аспекты:

Темп производства, продаж, обработки заявок клиентов, передачи и доставки товаров.
Цена — покупка оборудования, стоимость по конкретной должности, расчет с сотрудниками, общая стоимость для клиента.
Менеджмент — грамотное распределение обязанностей.

4 главных правила

начать процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, область, на которую должна быть направлена работа. Определитесь с методологией, инструментами, методами. Для определения масштабов реализации, необходимость радикальной перестройки функции.

Но на данный момент стратегий много, возможностей много, выбор сложен. Вне зависимости от того, какой метод признан лучшим в условиях компании, в любом случае стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех разновидностях доработок.

Первое — фундамент

Хорошая система работает безупречно только тогда, когда ее внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество работников. Он анализирует, сколько отделов, какие результаты они показывают на разных этапах работы, от кого больше отдача. Что нужно отменить, а что расширить.

Необходимо визуальное описание, желательно в виде схемы. И только когда он уже есть под рукой, стоит приступать к какой-либо разработке. В противном случае становятся неясными не только цели и задачи, но и слабые места, над которыми нужно работать. Иногда работа в одной области не приносит результатов, поскольку тесно связана с другой, также неразвитой. Лучше смотреть на вещи в целом.

Второе — постепенность

Всегда стоит работать, от частного к общему. Рассмотрим все причины, которые привели компанию к такому состоянию. Не смотрите только на то, что отдел плохо работает и у него низкие продажи. А также от заявленной компанией цены, привлекательности продукта в глазах покупателя, активности маркетинговой политики.

Третье — целевое воздействие

Оптимизация бизнес-процессов для малого бизнеса, среднего бизнеса и даже крупных складских запасов всегда работает на основе гибкой политики. Это означает, что комплекс должен легко адаптироваться к потребностям всей организации в целом. Ведь любое неаккуратное вмешательство может улучшить показатели в одной области и ухудшить в другой, которая стабильно работала. Бизнес — это живой организм, поэтому нельзя задеть один нерв и не задеть другой.

Четвертое — сокращение порой выгодно

Несмотря на то, что это очень непопулярная инициатива среди сотрудников, не находящая одобрения и понимания, а иногда это и обязательный путь. Особенно, если рабочие обязанности распределены неправильно. В качестве простого примера, на котором вы можете сосредоточиться, — отделы привлечения клиентов, продажи продукции и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько новых клиентов на самом деле получает проект. Остальное только обрабатывает приложение, на громкость не влияет. Это означает, что больше усилий следует направить на первый отдел. Но если в ней всего 2-3 сотрудника, а у остальных десяток, то силы распределяются нелогично. Два отдела надо быстро сократить, а первый, наоборот, увеличить. Но работника из доставки нельзя перевести в маркетинг, у него нет навыков. Вот почему вас нужно уволить.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Различные стратегии и методы в этой области существуют уже много лет. Они появились на Западе, где первые умы экономической мысли задумались об упрощении, снижении затрат, улучшении труда. С тех пор наука прошла большой путь, появились совершенно новые методы, в основе которых до сих пор лежат работы первооткрывателей.

На что действительно стоит ориентироваться — вопрос сугубо индивидуальный. Каждая компания уникальна, у нее есть свои факторы, отличающиеся от личных особенностей любого другого проекта. И цели, задачи, слабые места и области, нуждающиеся в модернизации, не складываются. Поэтому сначала тщательный анализ — потом выбор стратегии действий.

Инжиниринг

Эта компоновка призвана добавить новый слой информационного характера. По сути, это общая консультация, направленная на обучение, анализ, внедрение новых технологий и сокращение существующих. Угол может быть практически любым. Сюда входит этап производства, логистика, доставка товаров, выполнение услуг. Под описание подпадают все этапы деятельности.

Зачастую это платные консультации, когда профессионалы и эксперты в данной области дают свои практические рекомендации по совершенствованию механизма эксплуатации объектов и реализации производственных мощностей в компании.

Реинжиниринг

Аналогичный метод, только для него характерна радикальная перестройка. Когда почти все механизмы на объектах полностью сняты. Внедрение новых технологий начинается с чистого листа. В этой перспективе компания может даже полностью изменить профиль своей деятельности. Но часто просто переходит на более современную и совершенную систему.

Постоянное совершенствование

Такие инструменты оптимизации бизнес-процессов используются в условиях нестабильного рынка. Когда он находится в постоянном движении. Адаптироваться к нему без вмешательства на всех этапах не получится. Необходимо постоянно вносить изменения, дорабатывать, устранять методики, потерявшие эффективность, пополнять запасы новой продукции.

Веяние Total Quality Management

Это разработка и внедрение совершенно нового для современного рынка продукта. Работа на конкретное время, метод, который будет актуален и эффективен прямо сейчас.

Как внедрять новую схему

Успех определяется личностью. Только тот, кто будет назначен главой всего комплекса, действительно сможет изменить существующее государство. Если выбран правильный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко похоронит все это на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто собирается вводить новшества.

Он часто выбирает группу, ответственную за реализацию. Здесь результат всей работы также зависит от выбора персонала. Нам нужны специалисты узкого профиля, которые уже имеют опыт работы именно в этой области. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тем, кто хочет анализировать, рекомендовать, принимать меры по внедрению, поставлять новые продукты.

Сейчас процедура усовершенствования во многом связана с совершенствованием бухгалтерского учета, кассовых операций и адаптацией к новым законам. Глобальная маркировка продуктов заставляет почти все предприятия полностью пересматривать свои рабочие процессы.

Компания Cleverens станет отличным союзником. Ведь это:

Коробочное решение, ориентированное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для компаний, работающих в России. Учитываются особенности местного рынка.
Индивидуальные решения для компаний. Это пример оптимизации, учитывающей цели и задачи. На основе глубокого анализа потребностей, структуры компании.
Упрощенные приложения. Мы уточнили, что одной из трех важнейших задач является темп исполнения и производства. Учет и обработка данных также относятся к этому разделу. А с программами от Cleverens управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. На самом деле это не только увеличение скорости, но и снижение стоимости рабочих. То есть фактор экономии.

Конкретные примеры использования процедур

Давайте рассмотрим некоторые из самых простых.

Одним из вариантов может быть перекладывание ответственности организации на своего клиента. Заполнение форм, полей анкет, механические действия. Затем, когда необходимо выделить совершенно новый отдел для создания заявок, который будет их обрабатывать, записывать со слов заказчика и заносить данные в базу данных. Конечно, этот принцип работает только в том случае, если заказчик не может отказать исполнителю. Но есть и примеры, когда обязательство передается заказчику в добровольном порядке. Официанты просят, но не заставляют посетителей мыть посуду.
Другой пример — когда бизнес берет на себя всю работу клиента. То есть смысл полностью изменился. Все, что должен сделать заказчик, сотрудники делают за него. Как и в элитных ресторанах, когда человек не успевает опустошить стакан, его наполняет невидимый официант. В этом случае трудозатраты увеличиваются, но они же тянут за собой конверсию, а также оправдывают более высокую цену на товар или услугу.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читателю было понятно, как будет выглядеть реализация и реализация вживую. Что включает в себя шаги, в каком порядке.

Затем действуйте следующим образом:

Изучаем рентабельность. Это означает, что все ключевые показатели рассчитываются, время, используемые ресурсы и ожидаемые результаты соотносятся. Он также фокусируется на том, как сотрудники воспринимают инновации. Если оно положительное, процесс внедрения будет проще и быстрее.
Пустая работа исключена. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие приводимых процедур. Избавляемся от ненужного. Также мы сравниваем эффективность каждого такого действия и затрачиваемых на него ресурсов.
Мы создаем технологические планы, отвечающие всем целям и задачам. Вы должны сосредоточиться на цели, а не на ресурсах. Позже затраты могут быть снижены за счет сокращения некоторых аспектов. Но для базы мы создаем именно идеальную последовательность с высочайшими показателями эффективности.
Анализируем результат, документируем результаты, сравниваем их с ожиданиями.

Основные ошибки

Давайте посмотрим, чего нам следует избегать. Какие дефекты чаще всего допускают исходя из статистики:

Растворы без объемного анализа. Всегда нужно взвешивать все за и против.
Привлекать специалистов, не обладающих достаточной компетенцией и опытом.
Внедрение комплекса, когда анализ еще не завершен.
Неправильный выбор целей, выявление слабых мест.
Периодическое снижение эффективности отделов, не нуждавшихся в улучшении.
Трата оптимизаторов на второстепенные задачи.

На данный момент существует множество способов оптимизации бизнес-процессов. Но вы должны понимать, что в основе успеха лежит даже не правильный выбор стратегии, это профессиональные практики.

Количество просмотров: 27530