Как эффективно управлять временем руководителю?


Время - это наиболее дефицитный ресурс, и если им не управлять, то все остальное также останется неуправляемым. В большинстве случаев обсуждение задач, стоящих перед руководителем, начинается с подчеркивания важности планирования работы, однако, не установив четкие временные рамки, любая встреча с подчиненными может превратиться в бесконечные прения. Наш эксперт, управляющий партнер ГК «AllForBusiness» - Ирина Пенина, создала свою методику эффективного тайм-менеджмента и делится результативными способами как конструктивно построить и провести совещание «по делу», как распределить рабочий день руководителю и его подчиненным, а также, как грамотно составить правила постановки задач.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Пенина Ирина Васильевна – управляющий партнер группы компаний «AllForBusiness», занимается консультированием построения бизнес-систем, инжиниринга процессов, развития компаний. Принимала участие в проектах по развитию крупных компаний «Белый Ветер Цифровой», «ПОЗИТРОНИКА», «CENTRO». Руководила проектами по развитию продаж, маркетинга, логистики в более 30 компаниях. Являлась разработчиком систем бухгалтерского учета и экономического планирования для здравоохранения. Награждена Министерством Здравоохранения и Министерством Образования за вклад в развитие

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

«Работая с большим количеством партнеров в развитии бизнеса, я очень часто сталкиваюсь с проблемой, такой как, длительные совещания генерального директора с управленцами других отделов, а если генеральный директор и управленцы являются еще и соучредителями компании, то совещание превращается в бесконечный спор. Что приводит к неконструктивному диалогу, затягиванию принятия решений, отсутствию поставленных задач подчиненным и т.д. и т.п. Одним словом, пока идет «совещание» никто в компании не работает».

   Ирина Васильевна Пенина – Управляющий партнер ГК «All For Business»


Очень важный момент в работе руководителя – это умение правильно распределить (запланировать) рабочий день, свой и своих подчиненных, в этом незаменимым инструментом является «список дел на день», но его затронем чуть позже. Сейчас же рассмотрим инструмент, позволяющий конструктивно и эффективно провести совещание. Название его простое «Регламент проведения совещаний».

«Первый раз я его разрабатывала год назад для одной компании, в которой 4 учредителя и по совместительству функциональные директора ведущих направлений компании: Генеральный директор, Финансовый директор, Директор по закупкам, Директор по продажам. Компания за 7 лет на рынке существенно выросла, вопросов для обсуждения стало больше и решения стали затягиваться, попытки быстро договориться в последствие стали сводиться к нулю и приводили к эмоциональным спорам, что чуть не погубило фирму. Казалось бы, решение одно, нанимать других людей и не управлять самим, но я предложила попробовать поработать полгода в регламентном режиме. Результат превзошел все ожидания, стабилизация процессной деятельности произошла в первый же месяц».

   Ирина Васильевна Пенина – Управляющий партнер ГК «All For Business»


Итак, как же составить такой регламент? На что следует обратить внимание?

Шаг 1. Тип

Разделите совещания на типы, например, по периодичности проведения:

  1. Ежедневное или еженедельное совещание
  2. Оперативные совещания, на которых:

    • Обсуждаются показатели предыдущего дня
    • Ставятся задачи отделам (сотрудникам) на текущий день
    • Освещаются планы на ближайший период

    Еще такие совещания называют «летучка».

    Ежедневно такие совещания целесообразно проводить руководителям внутри отдела с линейным персоналом. Руководителям смежных отделов эффективнее собираться раз в неделю.

  3. Ежемесячное
  4. Как правило, на таких совещаниях:

    • Решают вопросы по тактическим задачам на последующий месяц
    • Представляют результаты работы за предыдущий месяц, в сравнении с аналогичным периодом в прошлом году, и в сравнении с предшествующим за отчетным месяцем
    • Отмечают отличившихся сотрудников, принимают решение по отстающим (например, назначают испытательный срок или ставят вопрос об увольнении).

  5. Квартальное
  6. На квартальных совещаниях, помимо тактических задач и анализа эффективности работы за период, проводятся работы по отклонениям. Что значит провести работу по отклонениям? Это значит провести анализ фактических показателей деятельности компании, сравнить их с плановыми на год, внести корректировки, принять решения по антикризисным мерам, если показатели существенно ниже плановых.

  7. Годовое совещание
  8. На годовых совещаниях проводятся в основном защиты бюджетов по отделам, планы по развитию и т.д.

    А вот результаты годовой деятельности лучше всего представлять всем сотрудникам компании.

  9. Экстренное
  10. Не должны возникать, если они у вас инициируются чаще, чем 3 раза в месяц, а при этом ежедневные совещания отсутствуют, срочно вводите как минимум 2 раза в неделю плановые. Если ежедневные присутствуют, то что-то не в порядке с бизнес-процессами и скорее всего с ответственностью кого-то из руководителей.

Шаг 2. Время

  1. Ежедневное совещание, не более 1 часа
  2. Ежемесячное/квартальное/годовое совещание, не более 2 часов
  3. Экстренное, не более 30 мин.

Например, время по ежедневным совещаниям: Отведите каждому выступающему по 10 минут, из них 2 минуты на обсуждение и принятие предложенных решений, не более 10 минут отдайте на принятие решений по общим вопросам. Учтите, сколько бы участников совещания не было его длительность не должна превышать 1 часа.

Иначе выходит: у вас 4 участника, включая Вас самих, 10 мин отведено на общие вопросы, остается для выступления каждому по 10 мин, всего 50 минут. Тогда установленное время собрания будет с 9:00 до 9:50.

Рекомендация:

Если кто-то из участников опаздывает или не укладывается в отведенное ему время, введите оплату за потраченное на него время.

Например, человек*минута*доллар = оплата.

Шаг 3. Цель и правила

Например:

Цель подготовки и проведения совещания – это связать результаты работы, которых мы хотим добиться, с необходимыми действиями подчиненных. Принять оперативные/стратегические решения по текущим вопросам.

При проведении совещаний следует руководствоваться некоторыми правилами, такими как:

  1. Совещание должен проводить 1 руководитель. Вести протокол собрания (может секретарь)
  2. Обязательно для всех руководителей присутствовать на совещаниях подготовленными
  3. Дискутировать, не допуская агрессивных споров
  4. Выслушивать своих коллег до конца
  5. Выносить на голосование спорные вопросы
  6. Призвать к ответственности любого, если он нарушает правила

Шаг 4. Процесс

Пропишите на каких совещаниях, что вы обсуждаете с коллегами, какая структура собрания, какие этапы. Помните, чем больше Вы говорите не по делу, тем дольше длится собрание и тем больше вероятность спора, тем меньше вероятность принятия решений.

Например:

Проведение ежедневного совещания

  1. Вопросы, необходимые для совместного решения – Готовят все участники совещания
  2. Ежедневное собрание должно длиться не более 1 часа. Оно должно быть информативным и проходить в динамичном темпе. За время проведения собрания руководители должны:
    • Обсудить результаты работы за предыдущий день (показатели, задачи)
    • Обсудить результаты работы за месяц
    • Назвать лучших сотрудников по итогам вчерашнего дня и за месяц по всем критериям
    • Поставить планы на сегодняшний день
    • Поставить задачи на сегодняшний день
    • Организовать проведение тренинга по товару, услугам или навыкам продаж (если это в планах текущего дня/недели)
    • Довести до сотрудников новости Компании (если таковые есть)
    • Принять решение по оперативным вопросам
    • Распределить между собой задачи, согласно зоны ответственности
    • Заполнить рабочий список дел на день
    • Заполнить лист собрания

Проведение месячного/квартального/годового совещания

Отличительной особенностью данных совещаний являются:

Общая схема собрания остается той же, что и ежедневно.

Проведение экстренного совещания

Проводится по запросу одного из руководителей, возможен формат по конференцсвязи. Только при возникновении крайне срочных вопросов и невозможности перенести обсуждение на утро завтрашнего дня.

Рекомендация: обязательно фиксируйте причину возникновения и инициатора таких собраний, чтобы устранить в дальнейшем подобные ситуации. Старайтесь, чтобы экстренные совещания проходили не чаще, чем 1 раз в квартал.

Шаг 5. Инструменты

Дайте инструменты для ведения совещаний.

        

Таблица 4

дата

№ п.п.

Наименование

ФИО исполнителя

Давность задачи

Необходимое время

Срок выполнения

Отметка о срочности

Отметка о выполнении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Как с ним работать?

  1. До начала рабочего дня в поле наименование внести полный перечень дел, которые ставит перед собой руководитель/сотрудник, включая внерабочие.
  2. Проверить внесены ли задачи (дела) не выполненные за предыдущий день.
  3. Проставить приблизительное время, необходимое для выполнения дела.
  4. Проставить сроки выполнения, до какого времени или числа – дедлайн.
  5. Проставить срочность каждой задачи от 1-4, где 1-важная/срочная, 2-важная/не срочная, 3-не важная/срочная, 4-не важная/не срочная.
  6. По результатам распределить между сотрудниками дела, с которыми они справятся сами или с Вашей помощью.

Рекомендация: Все важные и срочные задачи делайте сами, по важным и не срочным ставьте задачи и тотально контролируйте, не важные и срочные – делегируйте, не важные и не срочные – вычеркивайте на сегодня из списка, 90% таких задач устраняются сами собой!

Шаг 6. Экономия

По истечении трёх, а потом шести месяцев проанализируйте, какие вопросы не нуждаются в ежедневном, ежемесячном обсуждении.

Например, стоит ли ежедневно обсуждать результаты работы менеджеров по продажам применительно к Вашему бизнесу?

Какие вопросы могут не выноситься на общее собрание, а решаться локально руководителем в отделе?

Например, задачи, не касающиеся сотрудников других отделов.

Сократите время на совещания от 1/3 до 1/2.

Например, на ежедневное отведите максимум 30 мин, на ежемесячное – 1 час.

Рекомендация:

  1. По истечении 9-ти месяцев проанализируйте еще раз ежедневные собрания, сделайте их не более 10 минут, а 30 минут проводите раз в неделю.
  2. Введите темы совещаний.
  3. Решение стратегических вопросов – не чаще 1 раза в год. Стратегия на 3-5 лет – длительное совещание, отведите 5-8 часов. В последующие года для пересмотра и корректировок собирайтесь не более, чем на 1 час.
  4. Принятие бюджета – не чаще 1 раза в год и не более 1 часа, если бюджет не утвержден за час, значит он просто не проработан – отправляйтесь дорабатывать и назначайте новую дату защиты бюджета – не тратьте время впустую – оно дорого стоит!

Шаг 7. Распределение задач

Ежедневно Вы, как руководитель, ставите задачи сотрудникам, но какая самая большая ошибка допускается? 95% задач ставится без фиксирования сроков и в абсолютно свободной формулировке. Что происходит при такой постановке? Сотрудник пошел выполнять так, как услышал, в сроки какие сам себе придумал.

«Самые распространенные постановки задач в отделе продаж руководителем это: «Иди продавай», «Бери трубку – звони клиентам», «Сегодня нужно работать активнее» или моя самая любимая постановка задачи – по итогам совещания, руководитель заходит в кабинет, где его ожидают сотрудники и сообщает им: «Вышестоящее руководство приняли решение, что мы с вами плохо работаем, надо улучшить свою работу, поэтому я ставлю перед вами задачу – необходимо эффективнее работать». Как вам такая задачка?»

   Ирина Васильевна Пенина – Управляющий партнер ГК «All For Business»


6 правил постановки задач – наиболее распространенный инструмент SMART (5 шагов постановки + бонус):

  1. Задача должна быть конкретной, т.е. не восприниматься двойственно ни Вами, ни сотрудником. Никаких интерпретаций, например, «эффективнее работать» – это не конкретика. Вот планирование рабочего дня с помощью инструмента «лист дел на день» - уже шаг в нужном направлении.
  2. Задача должна быть измеримой, в часах, деньгах, попугаях и т.д.
  3. Задача должна быть достижимой, например, Вы ставите план по звонкам за день 100 шт., а по статистике среднее время телефонного звонка в Вашем бизнесе 4 мин. Давайте посчитаем на сколько достижим показатель в 100 шт. в день. При среднем звонке в 4 мин. и средней подготовке 2 мин., в час менеджер может сделать при 100% загрузке 10 звонков, мы имеем 8 рабочих часов, т.е. менеджер сможет сделать не более 80 звонков при 100% загрузке. 100% люди не работают, норма эффективности труда это 70-75%, максимальную эффективность можно добиться 80-85%, но при такой загрузке Вы получите текучесть кадров. Вот и получаем, что Ваши менеджеры могут совершить за 8 часов 64 звонка. Допустим они даже задержатся на работе, но клиенты то ждать их не будут! Т.е. ваша задача в 100 звонков одному менеджеру не достижима.
  4. Задача должна быть уместной, т.е. соответствовать целям компании или личностным ценностям человека. Например, одной из ценностей Вашей компании является качество оказания услуг. Вы ставите задачу: «Необходимо сократить сроки в 2 раза, при этом качество не имеет значение, главное срок» - полное несоответствие ценности компании, т.е. задача не уместна.
  5. Ограниченной по времени. Самая распространенная ошибка: большинство руководителей на вопрос сотрудника: «К какому сроку я должен это сделать?» отвечают: «Постарайся побыстрее» или «Нууу, как успеешь». И после таких временных интервалов еще пытаются провести мотивационную беседу или оштрафовать за не выполненную задачу.
  6. Контроль. Поставили задачу и забыли. Как думаете, будут ли регулярно выполняться задачи сотрудниками, если Вы будете регулярно забывать сами про них или когда-нибудь вспоминать. Нет конечно, об исполнительности можно забыть!

Рекомендация:

  1. Всегда проверяйте постановку задач по SMART
  2. Воспользуйтесь инструментом, приведенным в таблице ниже, с ним Вы никогда не забудете о делах, и сотрудник будет четко знать какие задачи поставлены, срок проверки и результаты выполнения.

Таблица 5

Лист задач сотрудникам

№ п.п.

Наименование задачи

Время постановки задачи

Плановое время окончания выполнения задачи

ФИО поставившего задачу

ФИО исполнителя

Время сдачи работы

Отметка о выполнении задачи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Данный инструмент активно используется нашей компанией и предлагается партнерам. Очень нехитрый, но избавляет от массы проблем на предприятии. 

Работайте с Удовольствием!

 Ирина Васильевна Пенина

Управляющий партнер

ГК «AllForBusiness»

«Ключ к успеху Вашего бизнеса»

+7(495)150-41-52